Phase 3 : Organisation, calendrier et déroulement du projet

La phase des objectifs et des moyens permet de donner cadre et outils dont nous avons besoin pour mettre en route notre projet. Elle permet d’identifier les acteurs et parmi ceux-ci, ceux que nous pourrions séparer en deux groupes :

  • un comité de pilotage du projet, composé des représentants des services ou partenaires impliqués et bien évidemment des élus (ceux qui décident dans le cadre de nos collectivités), chargé de maintenir la cohérence du projet, de valider les propositions du groupe projet, d’assurer la direction du projet ;
  • un comité technique ou groupe projet composé des acteurs opérationnels, chargé de mettre en œuvre les objectifs nécessaires à la bonne réalisation du projet et surtout de faire des propositions pour le fonctionnement futur. Celui-ci est sous la responsabilité d’un chef de projet. Son rôle est de coordonner les différents acteurs pour la réalisation de l’objectif final, d’être le catalyseur des actions à mener et le gardien du temps imparti. Il lui revient d’être particulièrement attentif aux freins humains, techniques, matériels ou financiers qui pourraient intervenir et… de gérer les imprévus qui existent dans tous les projets !

Pour gagner du temps, il faut accepter d’en perdre un peu. C’est un peu la devise d’un chef de projet.

Le temps passé sur le calendrier prévisionnel permet de fixer de manière claire toutes les étapes successives pour le déroulement d’un projet. D’un coup d’œil, on doit pouvoir visualiser : toutes les étapes nécessaires le temps du projet ; des temps de rencontres réguliers (réunions du comité technique, du comité de pilotage) accompagné de bilans écrits pour mesurer les actions déjà réalisées. Les acteurs du projet ont un besoin « viscéral » de voir avancer le projet. Il ne faut jamais remettre cette étape à plus tard au risque de voir la motivation des participants s’éteindre ; les objectifs qui restent à atteindre sont à rappeler régulièrement.

Là encore, il est important que chacun puisse disposer rapidement de la dernière version du calendrier prévisionnel : accessible sur un intranet de la collectivité, par un « Google documents » ou un logiciel de gestion de projet partagé pour les solutions les plus développées. Dans le cadre du projet de mise en réseau des bibliothèques de MEDIATEM, qui aura duré un peu plus de deux ans, les rendez-vous du comité technique ont été fixés dès le début du projet ainsi que les temps de validation par le comité de pilotage. Chaque réunion des deux groupes était ponctuée de comptes rendus envoyés à tous les participants. L’avantage majeur est de visualiser l’avancée du travail, de valider en cours de route les étapes successives, de résoudre les imprévus et de motiver le groupe régulièrement.

Pour certains projets numériques (création d’un site Web, services en ligne), la pratique d’une version bêta testée par un groupe d’utilisateurs choisi est un gage de réussite lors du lancement officiel. Avant son ouverture, la page Facebook du service Questions Réponses Bibliosésame8 a été préalablement testée par des utilisateurs sélectionnés pour poser des questions, n’importe quelle question ! L’expérience se déroulait avec la participation de plusieurs bibliothèques. Étaient notamment observées la capacité de répondre dans le délai contractuel de 72 heures et la pertinence de la réponse. Le service est désormais accessible à tous.

Concernant Chermédia9, le site des bibliothèques du Cher, la méthode employée pour développer ce site me paraît exemplaire. En effet, la formation des bibliothécaires, bénévoles et professionnels, s’est déroulée dans le même temps que celui nécessaire pour donner des contenus au site à destination du public. Le besoin de formation des collègues en termes de nouvelles technologies s’est effectué sur le principe de l’autoformation : j’apprends en faisant. Cela peut être très perturbant pour une hiérarchie de collectivité ! Mais cela faisait partie du projet.

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