Phase 2 : des objectifs et des moyens

Quels sont les objectifs du projet ? Ils peuvent être de plusieurs natures : principaux ou prioritaires (répondant aux missions principales de notre service), secondaires ou intermédiaires (liés aux spécificités du projet particulier) ; enfin, posséder un caractère visible ou caché.

Un exemple d’objectif caché pourrait être : afin de faire venir des enfants à la médiathèque, développer une action culturelle très attirante et dans l’air du temps (jeux vidéo en ligne) pour leur proposer nos autres services (prêt de documents), devenus moins attractifs ! Il convient également d’imaginer les effets de nos objectifs : effets attendus ou induits, effets inattendus, lister les avantages et les inconvénients, essayer de repérer les facilitateurs, les freins ou les risques potentiels. Déterminer des objectifs pour un projet est devenu une chose courante : la culture projet s’est installée avec profit dans nos organisations.

Reste à graduer ces objectifs et surtout à les représenter pour nos hiérarchies, notre groupe projet ou pour nos collègues et partenaires.

Certains outils du Web peuvent nous aider à visualiser de manière globale un projet aux ramifications complexes. La carte heuristique (mind map en anglais) est une représentation graphique particulièrement efficace. Elle peut permettre également un travail collaboratif pour ces deux premières phases du pourquoi et des objectifs d’un projet. Mind Meister 1, outil gratuit, permet de créer de telles cartes. Un bel exemple d’utilisation existe en ligne : « le bouillon des bibliobsédés ». Cette veille collaborative sur le monde de l’information et de la documentation fonctionne avec une vingtaine de professionnels. La carte permet de rappeler à chacun les principes fondateurs (les objectifs), la ligne éditoriale, la liste des acteurs, les modalités d’accès pour le public et une charte à respecter pour les veilleurs2. Elle a été constituée de manière collaborative permettant une meilleure appropriation des objectifs à atteindre. Comme le souligne Silvère Mercier, initiateur du projet : la carte heuristique est un outil idéal qui permet « de créer des cartes en ligne sans rien installer sur son ordinateur, de les partager, de les créer de manière collaborative, et surtout de les insérer dans un site Web »3. Cet outil est efficace à tous les stades : de la conception à la communication du projet.

Quels sont nos moyens ?

De la même manière, la carte heuristique permet de visualiser l’ensemble de nos ressources humaines, matérielles et financières. Aujourd’hui, mutualisation et optimisation sont les deux mots emblématiques d’une gestion des ressources maîtrisée et opérationnelle. Cette phase est également déterminante car elle permet de construire un budget prévisionnel adapté : il ne faut rien oublier.

D’abord, il convient de lister les moyens humains, matériel et logistique disponibles et nécessaires ; puis de déterminer les compétences mobilisables ou à acquérir (formations à prévoir) au sein de notre équipe projet. Devra-t-on également sous-traiter certaines parties du projet (intervention d’un prestataire extérieur) ? Ensuite, il est utile de rédiger un état des lieux des ressources immédiatement disponibles et de prévoir les moyens nécessaires à la réalisation (phase devis, recrutement, interventions extérieures, conventions à prévoir, etc.) Enfin, nous devons faire apparaître clairement les contraintes financières, juridiques et techniques du projet accompagnées des solutions disponibles.

Quand un projet piétine, c’est souvent qu’un défaut dans la communication interne – entre les acteurs – a eu lieu. On peut limiter au maximum ces dysfonctionnements en prévoyant dès le début des outils de bonne gestion. Il existe des produits dédiés. Les Enterprise resource planning (ERP) sont des applications logicielles qui permettent de coordonner toutes les activités d’une collectivité autour d’un même système d’information. Associés à des outils de groupware 4 (outil de travail collaboratif ou logiciel de groupe de travail) et de workflow 5 (l’ensemble des tâches à effectuer – on parle de flux de travaux), ils permettent d’assurer transversalité et circulation de l’information.

Mais ces outils peuvent être très chers, complexes à installer et à mettre en œuvre pour une collectivité.

À l’heure des contraintes budgétaires, soyons pragmatiques et utilisons des outils qui sont à notre disposition, parfois gratuitement, sur le Web. Il en existe beaucoup6. Un outil comme « Google documents » vous permet de partager des documents. Ces outils ont de nombreux avantages :

  • favoriser le partage de la même information ;
  • permettre la collaboration active de chacun : par exemple, à partir du texte initial, chacun grâce à un code (initiales du nom, codes couleur) peut intervenir et donner son avis ;
  • par là même, éviter des déplacements et des réunions coûteux en temps et en argent ;
  • limiter les frais de photocopies et d’envoi par courrier ;
  • ne pas multiplier l’éparpillement de version successive d’un document : tout le monde a le même document en ligne au même moment.

Toutefois, il faudra prévoir une phase de formation pour les collègues les plus réticents à l’usage et/ou les moins à l'aise avec ce type d’outils. Surtout, il faut qu’une personne unique (le chef de projet), à un moment donné du projet, finalise et synthétise le document. Il ne sera plus possible de le compléter. Le document fera foi et loi.

Un outil de type « Google documents » vous permet de partager des documents indispensables à la conduite d’un projet : l’agenda prévisionnel, les listes des coordonnées des acteurs (fonctions, adresses, téléphone, fax ou adresse électronique), des documents de texte ou des tableurs, des budgets, des outils de contrôle des actions menées (tableaux de bord)…

Le wiki est un autre exemple d’outil particulièrement bien adapté à une démarche projet permettant de fédérer les énergies des personnes et d’avoir un site de publication dans le même temps. Il permet aussi de donner des droits d’utilisation différents : administration, écriture et/ou lecture, sur une partie ou sur l’ensemble.

L’expérience du Wiki de Brest7 est à cet égard remarquable : un projet qui consiste notamment à rassembler différents partenaires institutionnels pour écrire collectivement sur le patrimoine brestois, raconter des histoires de vie et de lieux sur l’ensemble d’un territoire. La participation active du public est l’une des conditions du succès de ce projet.

Pour le projet raphaëlois, l’antique guide du catalogage et des différentes procédures ou règlements ainsi que les tutoriels d’aide – nécessitant mise à jour des versions et impressions coûteuses pour chacun – ont été mis en ligne grâce à un wiki disponible uniquement en lecture pour l’ensemble des membres du réseau des médiathèques MEDIATEM.

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