Comment organiser le travail des équipes ?

Inclure la médiation numérique dans le travail d'équipe nécessite de réunir trois éléments :

– une infrastructure réseau et informatique des années 2010 ;

– une intégration des activités numériques dans le travail quotidien, et étendre la dimension numérique à la stratégie globale de médiation de l'établissement ;

– un accompagnement des équipes avec :

  • une incitation forte à la formation continue liée à l'évolution de leur profil de poste,
  • des sessions de formation hebdomadaires de courte durée au sein de l'établissement.

Pas de solution sans infrastructure

Il s'agit là d'un préambule nécessaire sinon tout projet, toute dynamique de changement sera caduque. Le travail de collaboration avec les directions des services informatiques (DSI) est essentiel afin qu'ils appréhendent et comprennent mieux nos demandes. La médiathèque est un établissement accueillant du public aux usages différents des autres services de la collectivité. Nous connaissons tous des exemples dans nos collectivités ou dans celles d'autres collègues où écouter un podcast, accéder au site Internet de France Inter ou de la Fnac… est impossible. La notion de groupes de profils est souvent une option à retenir. Ainsi, la DSI assure une sécurité optimale des services de la collectivité et met en place une stratégie opérationnelle permettant à la médiathèque de répondre aux besoins spécifiques des professionnels et du public de l'établissement.

À Alès, cette collaboration a été optimale : après le déploiement de 78 iMacs y compris dans les bureaux, la stratégie réseau nous a permis, tout en sécurisant les accès, un usage professionnel de l'Internet sans limitation. Les configurations des logiciels gérées à distance, l'ouverture des ports réseau nécessaires au fonctionnement de certains logiciels ou services Web ont été définis ou amendés selon l'évolution des besoins.

Sans entrer dans une liste exhaustive, nous pourrions résumer l'infrastructure en trois points :

  • un réseau filaire ou Wi-Fi de 100 Mo/bits ;
  • des postes de travail avec les dernières versions système, logiciels et plugins installées et maintenues (Adobe Flash par exemple) ;
  • un accès Internet sécurisé par un proxy avec une stratégie spécifique dédiée au personnel de la médiathèque.

Une fois les questions techniques réglées, il reste à changer l'organisation et la circulation de l'information dans l'établissement.

Un autre travail interne et une autre organisation

Nos organisations, nos processus internes (circuit du document, catalogage…) relèvent souvent d'organisations mises en place depuis plusieurs années. Une remise en cause devant les évolutions technologiques et les contraintes budgétaires à venir doit nous permettre d'automatiser (catalogage, retour et prêt de documents…) ou d'externaliser certaines fonctions (gestion des abonnements, équipement des documents…). Ainsi, avec cette nouvelle organisation, les personnels les mieux formés pourront consacrer plus de temps à la définition, l'organisation et l’évaluation des nouvelles stratégies de médiation.

À la médiathèque d'Alès, nous avons, lors de notre informatisation en 2010, automatisés la chaîne de traitement du document en assurant une rétro-conversion de notre catalogue local, un chargement de toutes les autorités de la Bibliothèque nationale de France (BnF) et un écrasement automatique des notices de gestion temporaire au profit de celle de la BnF dès leur disponibilité. Nous poursuivrons cette stratégie dans les mois à venir par le déploiement d'automates de prêt et par une réflexion sur l'équipement des documents.

Comment faire pour que les personnels pratiquent ces outils ?

Tout simplement en s'en servant tous les jours. Il y a quelques années, les journalistes ont été confrontés à de nouveaux outils de production audiovisuelle : ils sont progressivement devenus des journalistes reporters d'image (JRI).

Depuis dix ans, l'accès au savoir et à la culture a profondément évolué, mettant parfois en difficulté les personnels. En les utilisant quotidiennement, nous simplifions l'appropriation de ces outils par les personnels. Ainsi, ils comprennent mieux les évolutions des pratiques culturelles et assurent une meilleure qualité d'accueil.

Fini la veille documentaire en lisant uniquement la presse papier, fini les plannings ou les agendas privés, fini les comptes rendus de projet en pièce jointe d'une messagerie interne… Une autre organisation est possible.

Organiser la circulation de l’information

Nous avons cherché dans un premier temps à organiser la circulation de l'information d'une autre manière. Les collectivités ont souvent des outils de messagerie interne. Ils sont d'ailleurs limités aux murs de nos bureaux bien que cela évolue rapidement aujourd'hui devant la multiplication des smartphones et autres tablettes multimédias. Soucieux dans un premier temps de mieux connaître les outils de Google, à la médiathèque d'Alès, nous avons décidé de créer un compte webmail de Google à chaque membre du personnel et de les rattacher à différents groupes de discussion. Des sessions de formation ont été ensuite mises en place afin de permettre à chacun de se familiariser avec les fonctionnalités de ces outils. Progressivement, les informations de fonctionnement de l'établissement ont utilisé ce canal de circulation facilitant les commentaires et les dynamiques de groupe au sein de l'établissement et à distance.

Ensuite, les outils Agenda et Google Documents ont complété cette stratégie. Avec le premier outil partagé, les collègues ont pu consulter l'agenda des autres agents de l'établissement (y compris celui de la direction) et des activités programmées (actions culturelles, accueil de groupes, tournées du médiabus…) sur tout poste de l'établissement, à leur domicile et même sur leurs outils nomades. Avec Google Documents, nous sommes entrés dans la gestion de projet en mutualisant non seulement le contenu mais aussi les applications associées. Les collègues peuvent ainsi avoir accès en lecture seulement ou en écriture dans le cadre de groupes projet à des contenus partagés, construits ensemble.

Le projet de rénovation et d'extension de la médiathèque d'Alès est uniquement suivi sur des documents partagés. Afin d'anticiper les usages à venir, des fichiers de travail sont disponibles dans les nuages (DropBox puis iCloud).

Former les personnels à la veille

Dans un second temps, nous avons formé le personnel à la mise en place d'une veille professionnelle utilisant les outils du Web 2.0. Chaque jour, les professionnels des bibliothèques réalisent une veille dans le domaine documentaire ou d'une manière plus générale sur l'évolution de la société et de leur métier.

Dans cet accompagnement, nous avons cherché à ce que les professionnels structurent leur veille documentaire en utilisant les outils du Web 2.0. Les agrégateurs de flux RSS (iGoogle, Netvibes) leur ont permis de réaliser ce travail. En le partageant entre eux, ils découvrent facilement des informations repérées et parfois commentées par leurs collègues.

En faisant évoluer les pratiques, il s'agit de mieux :

  • maîtriser les outils utilisés aujourd'hui par le public ;
  • partager dans l'équipe le travail de veille réalisé ;
  • constituer des bases de connaissance partagées avec le public.

Cette stratégie sera amplifiée en 2012 avec la mise en place du nouveau portail de services : il s'agira alors de définir les contenus qui seront disponibles au public et ceux plus privés.

Les réseaux sociaux

Dernière étape de cette appropriation des outils de la société de l'information dans le travail des équipes : les réseaux sociaux. Là aussi, une collaboration étroite avec les directions des services informatiques est nécessaire afin qu'elles appréhendent les besoins spécifiques de nos établissements.

À la médiathèque d'Alès, nous avons construit une stratégie en trois étages :

  • le premier, réaliser des sessions de formation autour de réseaux sociaux thématiques : l'emploi (Viadeo, Linkedin) et la lecture (Babélio) ;
  • le second, déployer Twitter sur tous les postes de l'établissement afin d'amplifier la veille professionnelle et de faire circuler rapidement l'information entre les personnels ;
  • enfin, l'appropriation des outils Facebook afin de mieux déployer demain le nouveau portail de service. À cet effet, un groupe de pilotage, devenu un comité de rédaction composé de personnel représentatif de l'établissement, a défini la stratégie des contenus et de publication sur le compte et la page Facebook de l'établissement. Ils sont habilités à mettre à jour toutes les informations sur la vie de la médiathèque d'Alès.
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